Terecht punt — die €350 is voor veel sectoren onrealistisch laag. Voor horeca, retail of praktijken (tandarts, fysio) ligt de werkelijke stack veel hoger. Hier de bijgewerkte versie met een realistisch horeca-voorbeeld, wat de vergelijking meteen een stuk eerlijker (en voor Patchly gunstiger) maakt:

Blog 2 — Wat kost software op maat écht? (v3, met horeca-voorbeeld)

"Maatwerk is te duur" is de meest gehoorde misvatting in mijn werk. Begrijpelijk, want niemand publiceert echte prijzen online. Dus in dit artikel wel: wat betaal je bij Patchly, en wanneer is dat juist goedkoper dan je denkt?

Wat je ongeveer betaalt bij Patchly

Wij werken niet met een vaste prijslijst, omdat geen twee projecten gelijk zijn. Wel geven we altijd vooraf een concrete offerte, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Ter indicatie:

• Een gemiddeld maatwerk-project kost rond de €10.000 eenmalig.

• Daarnaast reken je op circa €400 per maand voor beheer, updates en doorontwikkeling.

Dat is voor een project met een duidelijke scope: één systeem, één hoofdgebruikersgroep, een oplevertermijn van zes tot acht weken. Grotere of complexere trajecten kosten meer; compactere oplossingen kunnen juist goedkoper uitvallen.

De kosten ontleed

Die eenmalige €10.000 bestaat uit drie blokken:

• Ontwerp en afstemming. Het gesprek vóór de regel code. Wat heb je nodig, hoe werkt jouw proces, wat moet het systeem kunnen. Goed uitgevoerd scheelt dit later veel meerwerk.

• Bouw en oplevering. Het daadwerkelijke ontwikkelen, testen en live zetten.

• Oplevering en inwerking. Zodat jij en je team er daadwerkelijk mee uit de voeten kunnen.

De €400 per maand daarna dekt hosting, beveiligingsupdates, kleine aanpassingen en ondersteuning als er iets niet werkt. Software is geen product dat je één keer bouwt en daarna vergeet — er is altijd onderhoud nodig, net als bij een auto of een gebouw.

Vergelijk appels met appels: een horeca-voorbeeld

De meeste ondernemers vergelijken maatwerk met "gratis" (want Excel) of met een enkele SaaS van €29 per maand. Dat is een oneerlijke vergelijking. Tel alle tools die je nu gebruikt eens bij elkaar op. Een gemiddelde horecazaak betaalt bijvoorbeeld maandelijks:

• Lightspeed (kassasysteem): €300

• Guestplan of vergelijkbaar reserveringssysteem: €75

• Exact Online of ander boekhoudpakket: €60

• Shiftbase of andere personeelsplanning: €50

• Marketing en klantcommunicatie (Mailchimp, review-tools): €40

• Bezorg-integraties en extra koppelingen: €75

Totaal: rond de €600 per maand, oftewel €7.200 per jaar. En dan heb je nog steeds zes losse systemen die matig met elkaar praten, elk hun eigen login, en niemand die verantwoordelijk is voor het grote geheel.

Voor retail, praktijken en agency's zit de werkelijke SaaS-stack vaak in dezelfde orde van grootte of hoger.

De rekensom over 3 en 5 jaar

Laten we het concreet maken met dat horeca-voorbeeld van €600 per maand:

Over 3 jaar:

• SaaS-stack: €600 × 36 = €21.600

• Maatwerk bij Patchly: €10.000 + (€400 × 36) = €24.400

Nog iets duurder, maar je hebt dan wel iets dat écht bij je bedrijf past — met alles op één plek in plaats van zes losse systemen.

Over 5 jaar:

• SaaS-stack: €600 × 60 = €36.000

• Maatwerk: €10.000 + (€400 × 60) = €34.000

Vanaf hier wordt maatwerk goedkoper. En dat is nog bij gelijkblijvende abonnementsprijzen — in werkelijkheid stijgen SaaS-tarieven vrijwel jaarlijks, terwijl jouw vaste maandbedrag bij maatwerk stabiel blijft.

Over 7 jaar (wat voor bedrijfssoftware een realistische levensduur is):

• SaaS-stack: €600 × 84 = €50.400

• Maatwerk: €10.000 + (€400 × 84) = €43.600

Een verschil van bijna €7.000 in je voordeel, plus alle winst die je niet op geld kunt plakken: één systeem, één leverancier, geen datasilo's, geen versnipperd werk.

Wanneer is maatwerk financieel logisch?

Vuistregel: als jouw huidige tooling meer dan €550-600 per maand kost én je processen écht specifiek zijn, wordt maatwerk binnen drie tot vijf jaar een betere deal. En dan laten we het feit dat maatwerk beter past bij hoe jij werkt nog buiten beschouwing — dat is niet in euro's uit te drukken, maar merk je elke dag.

Onder die €550 is maatwerk meestal een keuze die je maakt om andere redenen dan geld: omdat je iets wil dat precies past, omdat je concurrentievoordeel in je proces zit, of omdat je de datasilo's tussen losse SaaS-tools zat bent.

Waarom wij niet met uurtarieven werken

Een laatste advies: vraag altijd om een vaste projectprijs vooraf. Als een bouwer alleen op uurbasis wil werken en geen maximum wil noemen, is dat een rode vlag. Bij Patchly krijg je vooraf een concrete offerte — wij dragen het risico van onze inschatting, jij niet.

Benieuwd wat jouw specifieke situatie zou kosten? In een gratis kennismaking geef ik je een eerlijke prijsindicatie op basis van jouw wensen. Geen verkooppraatje, geen verplichtingen.