Privacy policy
Last updated: Septempber 2025
PRIVACYVERKLARING PATCHLY
Laatst bijgewerkt: Zaterdag 5 September
Versie: 1.0
1. INLEIDING
Patchly VOF ("Patchly", "wij", "ons") ontwikkelt software en AI-automatisering voor zakelijke opdrachtgevers. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.
Deze verklaring geldt voor:
bezoekers van onze website www.patchly.nl;
personen die contact met ons opnemen of een offerte aanvragen;
contactpersonen van onze klanten, leveranciers en partners;
personen die bij ons solliciteren.
Deze verklaring geldt niet voor de persoonsgegevens die wij namens onze klanten verwerken in de systemen die wij voor hen bouwen en beheren. Zie daarvoor hoofdstuk 3.
2. CONTACTGEGEVENS
Patchly VOF
Schoorsteen 10, 1431LV Aalsmeer
KvK-nummer: 42054845
E-mail: info@patchly.nl
Telefoon: +31 85 115 0845
Patchly heeft geen functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld. Dit is voor een organisatie van onze omvang en aard niet wettelijk verplicht. Vragen over privacy kunt u stellen via info@patchly.nl.
3. TWEE ROLLEN: VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE EN VERWERKER
Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen twee situaties.
3.1 Patchly als verwerkingsverantwoordelijke
Voor onze eigen bedrijfsvoering bepalen wij zelf het doel en de middelen van de verwerking. Denk aan het bijhouden van onze klantadministratie, het beantwoorden van contactverzoeken, facturatie en werving. Voor die verwerkingen zijn wij verwerkingsverantwoordelijke en is deze privacyverklaring van toepassing.
3.2 Patchly als verwerker
Wanneer wij software, platformen of AI-automatisering voor een klant bouwen, hosten of beheren, verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van en volgens instructie van die klant. De klant is dan verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt welke gegevens worden verwerkt en waarvoor. Wij leggen die afspraken vast in een verwerkersovereenkomst.
Bent u bijvoorbeeld gast, huurder of klant van een organisatie die gebruikmaakt van een door Patchly geleverd systeem? Dan is die organisatie uw aanspreekpunt en geldt hun privacyverklaring. Wij zullen uw verzoek in dat geval doorsturen naar de betreffende klant of u naar hen verwijzen.
4. WELKE GEGEVENS WIJ VERWERKEN, WAARVOOR EN OP WELKE GRONDSLAG
4.1 Bezoek aan onze website
Gegevens: IP-adres (verkort waar mogelijk), datum en tijd van het bezoek, opgevraagde pagina's, HTTP-statuscodes, referrer, browsertype en besturingssysteem, in de vorm van serverlogbestanden.
Doel: het technisch functioneren, de beveiliging en de beschikbaarheid van de website, en het opsporen van misbruik en storingen.
Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), namelijk het belang om onze website veilig en werkend te houden.
Bewaartermijn: maximaal 7 dagen, tenzij een logregel nodig is voor onderzoek naar een incident.
Onze website plaatst uitsluitend functionele en strikt noodzakelijke cookies. Wij gebruiken geen analytics-, tracking- of marketingcookies en volgen u niet over andere websites. Zie hoofdstuk 5.
4.2 Contact- en offerteaanvragen
Gegevens: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, functie en de inhoud van uw bericht, inclusief de correspondentie die daarop volgt.
Doel: het beantwoorden van uw vraag, het uitbrengen van een offerte en het voeren van de aanloop naar een mogelijke samenwerking.
Grondslag: uitvoering van of stappen voorafgaand aan een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG), en voor overig contact ons gerechtvaardigd belang bij een werkbare zakelijke communicatie (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Bewaartermijn: tot 24 maanden na het laatste contact, wanneer geen overeenkomst tot stand komt. Komt er wel een overeenkomst tot stand, dan geldt 4.3.
4.3 Klantrelatie en projectuitvoering
Gegevens: naam, functie, zakelijke contactgegevens van contactpersonen, projectcorrespondentie, afspraken, notulen, tickets, urenregistratie en facturatiegegevens.
Doel: het uitvoeren van de overeenkomst, projectbeheer, support, facturatie en relatiebeheer.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en, waar het gaat om contactpersonen die zelf geen partij zijn, gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Bewaartermijn: gedurende de looptijd van de samenwerking en daarna 7 jaar voor zover het gegevens betreft die onder de fiscale bewaarplicht vallen (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). Overige projectgegevens verwijderen wij uiterlijk 2 jaar na afronding, tenzij bewaring nodig is voor onderhoud of voor de onderbouwing van een rechtsvordering.
4.4 Toegang tot systemen bij support en beheer
Bij het oplossen van storingen of het uitvoeren van beheer kan het nodig zijn dat een medewerker van Patchly toegang heeft tot een systeem waarin persoonsgegevens van of namens een klant staan. Wij doen dit alleen wanneer het noodzakelijk is, met zo min mogelijk gegevens, en op basis van de verwerkersovereenkomst met de betreffende klant. Deze toegang wordt gelogd.
4.5 Leveranciers en partners
Gegevens: naam, functie en zakelijke contactgegevens van contactpersonen, contract- en betaalgegevens.
Doel: inkoop, samenwerking en administratie.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
Bewaartermijn: 7 jaar na afloop, voor zover fiscaal relevant.
4.6 Sollicitaties
Gegevens: naam, contactgegevens, cv, motivatie, opleidings- en werkervaring en de gespreksaantekeningen.
Doel: het beoordelen van uw geschiktheid en het voeren van de sollicitatieprocedure.
Grondslag: stappen voorafgaand aan een arbeidsovereenkomst op uw verzoek en gerechtvaardigd belang.
Bewaartermijn: tot 4 weken na afronding van de procedure. Met uw uitdrukkelijke toestemming bewaren wij uw gegevens tot 1 jaar, zodat wij u kunnen benaderen bij een passende vacature. Die toestemming kunt u op elk moment intrekken.
4.7 Zakelijke e-mailberichten over onze diensten
Wanneer u klant bent, mogen wij u op grond van artikel 11.7 Telecommunicatiewet per e-mail informeren over vergelijkbare eigen diensten. In elk bericht staat hoe u zich hiervoor kunt afmelden. Voor overige commerciële berichten vragen wij vooraf uw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG).
5. COOKIES
Onze website plaatst uitsluitend cookies en vergelijkbare technieken die noodzakelijk zijn om de website te laten werken of om de veiligheid ervan te waarborgen. Daarvoor is op grond van artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet geen toestemming vereist en tonen wij geen cookiebanner.
Wij gebruiken geen analytics-cookies, geen advertentie- of trackingcookies, geen pixels van sociale media en geen profileringstechnieken.
U kunt cookies altijd via uw browserinstellingen verwijderen of blokkeren. Het blokkeren van functionele cookies kan ertoe leiden dat delen van de website niet goed werken.
Gaan wij in de toekomst wel analytics of andere niet-noodzakelijke technieken gebruiken, dan passen wij deze verklaring aan en vragen wij vooraf uw toestemming.
6. KUNSTMATIGE INTELLIGENTIE
Patchly ontwikkelt en levert AI-toepassingen. Hierover het volgende.
6.1 Transparantie
Wanneer u via een door Patchly geleverde toepassing communiceert met een AI-assistent of chatbot, maken wij dat kenbaar, zodat u weet dat u niet met een mens spreekt. Door AI gegenereerde of bewerkte content merken wij als zodanig aan waar dat is voorgeschreven. Dit sluit aan bij de transparantieverplichtingen van artikel 50 van de EU AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689), die sinds 2 augustus 2026 van toepassing zijn.
6.2 Inzet van externe AI-modellen
Voor bepaalde functionaliteit maken wij gebruik van AI-modellen van derden, zoals Anthropic (Claude). Gegevens die daarbij worden verwerkt, worden op grond van een verwerkersovereenkomst uitsluitend verwerkt voor het leveren van de dienst. Wij kiezen waar mogelijk voor configuraties waarbij invoer niet wordt gebruikt voor het trainen of verbeteren van modellen van de aanbieder, en wij leggen dit contractueel vast.
6.3 Geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolg
Patchly neemt geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen voor u hebben of u in aanmerkelijke mate treffen, in de zin van artikel 22 AVG. Bouwen wij voor een klant een toepassing waarin dat wel aan de orde is, dan is die klant verantwoordelijk voor de rechtmatigheid ervan en richten wij de toepassing zo in dat menselijke tussenkomst mogelijk blijft.
6.4 Beperkingen van AI-output
De uitkomsten van AI-systemen kunnen onvolledig of onjuist zijn. In de door ons geleverde systemen zorgen wij waar nodig voor controlemomenten en menselijke beoordeling, en wij adviseren onze klanten AI-output niet zonder controle te gebruiken voor beslissingen met gevolgen voor personen.
7. DELEN MET DERDEN
Wij verkopen uw gegevens niet en verstrekken deze niet aan derden voor hun eigen doeleinden. Wij schakelen wel dienstverleners in die als verwerker voor ons optreden. Met hen sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Het gaat om de volgende categorieën:
website en formulierverwerking: Framer B.V. (Amsterdam), waarop www.patchly.nl draait, inclusief het contactformulier;
hosting en infrastructuur van het Platform en van klantomgevingen;
transactionele e-mail vanuit onze systemen: Resend;
AI-modellen en aanverwante diensten: Anthropic (Claude);
telefonie en spraakdiensten, voor zover onderdeel van een Dienst: Twilio;
kantoorautomatisering, administratie, facturatie en support.
Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken aan onze accountant, adviseurs of aan autoriteiten, wanneer een wettelijke verplichting daartoe bestaat of wanneer dat noodzakelijk is voor de onderbouwing of uitoefening van een rechtsvordering.
Een actueel overzicht van onze subverwerkers stellen wij op verzoek beschikbaar aan klanten.
8. DOORGIFTE BUITEN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE
Wij verwerken gegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer een dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt, zorgen wij voor een geldige grondslag voor doorgifte, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de door de Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen (SCC's), aangevuld met aanvullende maatregelen waar dat nodig is. Op verzoek lichten wij toe welke waarborgen voor een specifieke dienst gelden.
9. BEVEILIGING
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en tegen onrechtmatige verwerking, waaronder:
versleuteling van verkeer (TLS) en van gegevens in rust waar passend;
toegang op basis van rollen en het principe van minimale rechten;
meervoudige authenticatie op beheeromgevingen;
scheiding van klantomgevingen in ons multi-tenant platform;
logging en monitoring van toegang en wijzigingen;
gescheiden ontwikkel-, test- en productieomgevingen, waarbij wij geen productiegegevens gebruiken in test- of ontwikkelomgevingen tenzij dat noodzakelijk is en de gegevens zijn gepseudonimiseerd;
periodieke back-ups en herstelbaarheidstests;
geheimhoudingsplicht voor iedereen die namens ons toegang heeft;
periodieke evaluatie en actualisering van deze maatregelen.
Vermoedt u een kwetsbaarheid in onze systemen? Meld dit dan via info@patchly.nl. Wij verzoeken u de kwetsbaarheid niet openbaar te maken voordat deze is verholpen, en niet meer gegevens te benaderen dan nodig is om het probleem aan te tonen.
10. DATALEKKEN
Wij houden een register van beveiligingsincidenten bij. Een inbreuk in verband met persoonsgegevens melden wij, wanneer dat verplicht is, binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien de inbreuk een hoog risico oplevert, ook aan de betrokkenen. Treedt Patchly op als verwerker, dan melden wij het incident zonder onredelijke vertraging bij de betreffende klant, die vervolgens beoordeelt of melding aan de toezichthouder nodig is.
11. UW RECHTEN
U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:
inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken (artikel 15);
rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens (artikel 16);
verwijdering van uw gegevens, in de gevallen waarin dat is voorgeschreven (artikel 17);
beperking van de verwerking (artikel 18);
overdraagbaarheid van gegevens die u zelf heeft verstrekt en die wij op basis van toestemming of een overeenkomst geautomatiseerd verwerken (artikel 20);
bezwaar tegen verwerkingen op grond van een gerechtvaardigd belang (artikel 21), en te allen tijde bezwaar tegen direct marketing;
intrekking van eerder gegeven toestemming, zonder dat dit afdoet aan de rechtmatigheid van de verwerking daarvóór (artikel 7 lid 3).
U kunt een verzoek indienen via info@patchly.nl. Wij reageren binnen één maand. Bij een complex verzoek kunnen wij deze termijn met twee maanden verlengen; wij laten u dat binnen de eerste maand weten. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u vragen uw identiteit aannemelijk te maken. Wij vragen daarbij niet om een kopie van uw identiteitsbewijs met zichtbaar burgerservicenummer en pasfoto.
Verwerken wij uw gegevens als verwerker in opdracht van een klant, dan sturen wij uw verzoek door naar die klant of verwijzen wij u naar hen.
12. KLACHTEN
Bent u het niet eens met de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via info@patchly.nl. Komen wij er samen niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
autoriteitpersoonsgegevens.nl
U kunt zich daarnaast tot de rechter wenden.
13. WIJZIGINGEN
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening of de wetgeving verandert. De actuele versie staat altijd op www.patchly.nl. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij onze klanten hierover actief. Bovenaan deze verklaring staan de versie en de datum van de laatste wijziging.
